PDF kimi saxlamaq: Save as PDF və Export
Əvvəlki dərsdə Xülasə vərəqini və 5 filial vərəqini səliqəyə saldıq: bütün kitab artıq 13 deyil, 6 səhifə çap olunur. İndi müdir yazır: "Hesabatı PDF-də göndərin, maliyyə şöbəsi də baxacaq." Siz faylı PDF kimi saxlayırsınız, açırsınız və görürsünüz ki, PDF-də yalnız bir vərəq var. Başqa bir halda isə bir PDF əvəzinə qovluqda bir neçə ayrı fayl yaranır.
Bu dərsdə PDF yaratmağın 3 yolunu, Options… pəncərəsindəki vacib seçimləri və bütün kitabı bir PDF faylına necə çevirəcəyinizi öyrənəcəksiniz.
Əvvəl Ctrl+P: PDF çap ayarlarını götürür
PDF kağıza çapın elektron variantıdır. Excel PDF yaradanda vərəqin bütün çap ayarlarını götürür: Print Area, Print Titles, miqyas (Scaling), Header/Footer, kağız ölçüsü və istiqamət. Yəni Ctrl+P-də nə görürsünüzsə, PDF-də də onu alacaqsınız. Ona görə qayda sadədir:
Ctrl+Pbasın və sağ aşağıda səhifə sayına baxın.- Settings altında Print Entire Workbook seçin. L10-baslangic faylında "1 of 6" görünməlidir.
- Səhifələri vərəqləyin: başlıq sətri, footer, kəsilən sütun və ya boş səhifə varmı?
- Problem varsa, əvvəl onu düzəldin, PDF-i sonra yaradın.
Yol 1: Save As → PDF (ən çevik yol)
Bu yolda bütün seçimlər bir yerdədir:
F12basın (və ya File → Save As) — saxlama pəncərəsi açılır.- Save as type siyahısından **PDF (*.pdf)** seçin.
- Pəncərənin aşağısında Optimize for görünür: Standard — çap və ekran üçün yaxşı keyfiyyət, Minimum size — e-poçt üçün daha kiçik fayl.
- Open file after publishing işarəsini qoyun: PDF saxlanan kimi açılacaq və dərhal yoxlaya biləcəksiniz.
- Options… düyməsini basın və nəyin PDF-ə düşəcəyini seçin (aşağıdakı cədvələ baxın).
- OK, sonra Save basın.
| Options… pəncərəsində | Nə edir | Nə vaxt lazımdır |
| Page range | Bütün səhifələri və ya yalnız müəyyən səhifə aralığını PDF-ə çevirir | Uzun hesabatdan yalnız bir neçə səhifə lazım olanda |
| Publish what → Selection | Yalnız seçilmiş xanalar | Cədvəlin bir hissəsini tez göndərmək üçün |
| Publish what → Active sheet(s) | Aktiv vərəq (və ya qruplaşdırılmış vərəqlər) | Bir vərəqlik hesabat |
| Publish what → Entire workbook | Kitabdakı bütün vərəqlər bir PDF-də | Çox vərəqli hesabat (bu dərsin tapşırığı) |
| Publish what → Table | Yalnız Excel Table (Format as Table) cədvəli | Kitabda formatlanmış cədvəl olanda |
| Ignore print areas | Print Area-ya məhəl qoymur, vərəqin bütün dolu hissəsini çevirir | Print Area-nı silmədən tam vərəq lazım olanda |
Yol 2 və 3: Export və Microsoft Print to PDF
Yol 2 — Export. File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS (qısa yol: Alt+F, E). Saxlama pəncərəsi açılır və orada da Optimize for, Options… və Open file after publishing var. Nəticə Save As ilə eynidir, sadəcə menyu yolu fərqlidir.
Yol 3 — Microsoft Print to PDF. Ctrl+P basın, Printer siyahısından Microsoft Print to PDF seçin, Settings altında Print Active Sheets və ya Print Entire Workbook seçin və Print basın. Excel fayl adını və qovluğu soruşacaq. Bu yolun üstünlüyü: önizləmə və PDF eyni ekrandadır, səhifə sayını görə-görə çap edirsiniz.
Niyə bəzən bir neçə PDF yaranır?
Siz Entire workbook seçdiniz, amma qovluqda bir PDF əvəzinə 2–3 fayl gördünüz. Tez-tez səbəb vərəqlərin fərqli Print Quality ayarıdır: Excel eyni ayarlı vərəqləri bir fayla yığır, fərqli olanları ayrıca fayla çıxarır. Həlli belədir:
- Hər vərəqdə
Alt+P, S, Pilə Page Setup dialoqunu açın. - Page tabında Print Quality dəyərinə baxın.
- Bütün vərəqlərdə eyni dəyəri seçin və OK basın.
- PDF-i yenidən yaradın — bu dəfə bir fayl alınmalıdır.
Ümumi səhvlər və həlli
| Səhv | Həlli |
| PDF-də yalnız aktiv vərəq çıxdı | Options… → Publish what → Entire workbook seçin və PDF-i yenidən yaradın |
| PDF-də sütunlar kəsilib, başlıq yalnız 1-ci səhifədədir | PDF çap ayarlarını götürür: əvvəl Scaling və Print Titles-ı düzəldin, Ctrl+P-də yoxlayın |
| Bütün kitab bir neçə ayrı PDF-ə bölündü | Page Setup → Page tabında bütün vərəqlərdə eyni Print Quality seçin |
| Tam vərəq lazım idi, amma Print Area üzündən yalnız bir hissə çıxdı | Print Area-nı silmək əvəzinə Options… → Ignore print areas işarələyin |
| E-poçt üçün PDF faylı çox böyükdür | Saxlama pəncərəsində Optimize for → Minimum size seçin |
İndi özün et: 6 vərəqli kitabı bir PDF faylına çevirin
XLSXL10-baslangic.xlsxMəşq faylı · 24 KBYüklə- L10-baslangic.xlsx faylını yükləyib açın — bu, 9-cu dərsin nəticə faylıdır (Xülasə və 5 filial vərəqi).
Ctrl+Pbasın, Settings altında Print Entire Workbook seçin. Sağ aşağıda "1 of 6" görünməlidir; səhifələri vərəqləyib footer-ə baxın.- Önizləmədən çıxın və
F12basın. Save as type siyahısında **PDF (*.pdf)** seçin, fayl adını "L10-menim" yazın. - Optimize for bölməsində Standard seçili qalsın, Open file after publishing işarəsini qoyun.
- Options… basın: Publish what bölməsində Entire workbook seçin, Ignore print areas işarəsiz qalsın, OK basın.
- Save basın — PDF avtomatik açılacaq.
- Öz PDF-inizi L10-netice.pdf ilə müqayisə edin: səhifə sayı, səhifələrin sırası və footer.
- Əlavə məşq: eyni PDF-i File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS yolu ilə yaradın və nəticənin eyni olduğunu yoxlayın.
Gözlənilən nəticə: Excel-də yoxlanıb: PDF 6 səhifədir. 1-ci səhifə Xülasədir (cədvəl və hər iki qrafik), 2–6-cı səhifələr Nərimanov, Yasamal, Sumqayıt, Gəncə və Lənkəran filiallarıdır — hər vərəq bir səhifədə. Footer-də solda vərəq adı, sağda "Page 1 of 6" … "Page 6 of 6" yazılıb. Qovluqda yalnız bir PDF faylı yaranıb.
Özünüzü yoxlayın: quiz
Müdir 6 vərəqli hesabatı bir PDF faylında istəyir. Siz F12 basıb Save as type: PDF (*.pdf) seçdiniz və Save etdiniz. Açılan PDF-də yalnız Xülasə vərəqi var. Nəyi dəyişməlisiniz?
Save As yolu ilə bütün kitabı bir PDF faylına çevirmək üçün addımları düzgün ardıcıllıqla düzün.
Parçaları düzgün ardıcıllıqla düzün · Toxunun və ya sürükləyin
PDF yaratma yolunu və ya seçimi onun mənası ilə uyğunlaşdırın.
Cütləri uyğunlaşdırın · Toxunun və ya sürükləyin
PDF-i açdınız: 7 səhifədir, amma sütun başlıqları yalnız 1-ci səhifədə görünür. Ən düzgün həll hansıdır?
Boşluqları doldurun.
Boşluqları doldurun · Toxunun və ya sürükləyin
Publish what → Entire workbook seçdiniz, amma qovluqda 3 ayrı PDF yarandı. Tez-tez səbəb vərəqlərdə fərqli ayarıdır; onu Page Setup dialoqunun tabında bütün vərəqlərdə eyni edin.
PDF-i e-poçtla müştəriyə göndərəcəksiniz və fayl mümkün qədər kiçik olmalıdır. Saxlama pəncərəsində nəyi seçərsiniz?
Vərəqdə Print Area təyin olunub (yalnız müştəri cədvəli). Bu dəfə mühasib bütün vərəqi PDF-də istəyir, amma Print Area-nı silmək istəmirsiniz, çünki sabah yenə lazım olacaq. Nə edərsiniz?