Çap niyə pis çıxır? Print Preview (Ctrl+P) və ayarların xəritəsi

Satış şöbəsinin müdiri 300 sətirlik yarımillik hesabatı açır, Print düyməsinə basır və printerdən 21 vərəq çıxır. Birinci vərəqdə yalnız tarix, faktura nömrəsi, filial, region və menecer adları var. Məbləğlər 15-ci vərəqdən başlayır, həmin vərəqlərin çoxunda isə sütun başlıqları yoxdur — hansı rəqəmin nəyə aid olduğunu anlamaq mümkün deyil. Kağız da, vaxt da boşa gedir.

Bu, Excel-də ən çox rast gəlinən vəziyyətdir. Ekranda cədvəl səliqəli görünür, çünki Excel vərəqi sonsuzdur. Kağız isə məhduddur: A4 vərəqinə nə sığmırsa, Excel onu növbəti səhifəyə keçirir. Yaxşı xəbər budur ki, bu problemləri çapdan əvvəl görmək və bir-iki dəqiqəyə düzəltmək olar. Bu kurs məhz bunu öyrədir.

Kurs 4 moduldan və 12 dərsdən ibarətdir. Hər dərs eyni ardıcıllıqla gedir:

• Məqsəd — dərsdən sonra nəyi bacaracağınız.
• Addımlar — lentdə hara basmaq lazım olduğu və ekranda nə görəcəyiniz, real Excel şəkilləri ilə.
• İndi özün et — praktika: başlanğıc faylını (məsələn, L01-baslangic.xlsx) yükləyir, addımları edir və öz nəticənizi nəticə faylı (L01-netice.xlsx) ilə müqayisə edirsiniz.
• Ümumi səhvlər — ən çox edilən səhvlər və onların həlli.
• Quiz — qısa test; topladığınız ballar sertifikata sayılır.

Bəzi dərslərdə əvvəlki dərsin nəticə faylı növbəti dərsin başlanğıc faylı olur, ona görə dərsləri ardıcıl keçməyiniz tövsiyə olunur. Sertifikat üçün bütün dərsləri bitirmək və quizlərdə orta nəticənin ən azı 60% olması lazımdır. Kursun sonunda yekun imtahan var: ümumi balın 60%-i dərs quizlərindən, 40%-i yekun imtahandan gəlir.

İşəgötürənlərin ən çox şikayət etdiyi çap xətaları bunlardır və hər birinə kursda ayrıca dərs ayrılıb:

• səhv kağız ölçüsü və yöndəmsiz kənarlar — 2-ci dərs;
• müştəriyə daxili məlumatın çap olunması — 3-cü dərs;
• kəsilən sütunlar və xırda yazı — 4-cü və 6-cı dərslər;
• başlıqsız səhifələr — 5-ci dərs;
• boş əlavə səhifələr — 11-ci dərs.

Print Preview (çapa ilkin baxış) kağızda nə çıxacağını göstərir. Onu açmaq üçün:

1. Çap etmək istədiyiniz vərəqə keçin (bizim faylda Satışlar).
2. File → Print seçin və ya Ctrl+P basın. Ctrl+F2 da eyni pəncərəni açır.
3. Sağdakı önizləmənin altında səhifə sayğacına baxın: 1 of 21 — hesabat 21 vərəqdir.
4. Sayğacın yanındakı oxlarla səhifələri vərəqləyin. 1, 8 və 15-ci səhifələrə xüsusi diqqət edin.
5. Hesabat çapa hazır deyilsə, heç nə çap etmədən sol yuxarıdakı geri oxu ilə cədvələ qayıdın.

Excel-də yoxlanıb: L01-baslangic.xlsx faylı A4, Portrait və No Scaling ayarları ilə 21 səhifə çıxır. Sütunlar belə bölünür: 1–7-ci səhifələrdə A–F sütunları (№ … Satış meneceri), 8–14-cü səhifələrdə G–K (Müştəri … Vahid qiymət), 15–21-ci səhifələrdə L–N (Endirim, Məbləğ, Ödəniş üsulu). Sütun başlıqları yalnız 1, 8 və 15-ci səhifələrdə var, səhifə nömrəsi isə heç yerdə yoxdur.

Settings bölməsindəki hər sətir bir ayardır: üstünə basanda seçimlər siyahısı açılır. Aşağıdakı cədvəl bu kursun xəritəsidir — hər ayar nə edir və onu hansı dərsdə ətraflı öyrənəcəksiniz.

Print Preview səhifələri bir-bir göstərir. Bütün bölgünü bir baxışda görmək üçün Page Break Preview (səhifə bölgüsünə baxış) görünüşündən istifadə edin:

1. Cədvələ qayıdın. Status zolağının sağında, zoom-un yanında üç düymə var: Normal, Page Layout və Page Break Preview.
2. Üçüncü düyməyə basın və ya lentdə View → Page Break Preview seçin.
3. Mavi qırıq xətlərə baxın — bunlar Excel-in avtomatik qoyduğu səhifə sərhədləridir. Boz fonda Page 1, Page 8 kimi yazılar hər hissənin hansı səhifəyə düşdüyünü göstərir.
4. İşinizi bitirəndə View → Normal ilə adi görünüşə qayıdın.

Niyə F sütununun sağında 2-ci yox, 8-ci səhifə başlayır? Çünki standart səhifə sırası Down, then over-dir (əvvəl aşağı, sonra yana). Excel əvvəlcə A–F sütunlarını yuxarıdan aşağı 7 səhifəyə çap edir, sonra G sütunundan yenidən başlayır. Nəticədə bir satışın məlumatları üç ayrı vərəqə səpələnir: faktura 1-ci, müştəri 8-ci, məbləğ isə 15-ci vərəqdə olur.