Print Area: yalnız lazım olan hissəni çap etmək

Satış meneceri müştəriyə kommersiya təklifi göndərməlidir. Təklif A1:F29 aralığındadır, amma eyni vərəqdə, sağda menecerin özü üçün DAXİLİ cədvəl də var: maya dəyəri, satış qiyməti və marja %. Menecer təklifi yoxlamadan çap edir və müştəri 3 vərəq alır — ikincisində şirkətin maya dəyərləri. Bu, artıq kağız itkisi deyil, kommersiya sirrinin sızmasıdır.

Əvvəlki dərsdə kağızı, istiqaməti və kənarları düzəltdik. İndi Excel-ə deyəcəyik: vərəqdən yalnız bu hissəni çap et. Bunun üçün Print Area (çap sahəsi) ayarı var.

Print Area təyin edilməyibsə, Excel vərəqdəki bütün dolu xanaları çap edir. Excel-də yoxlanıb: L03-baslangic.xlsx faylı 3 səhifə çıxır:

• 1-ci səhifə: təklif, ödəniş və çatdırılma şərtləri;
• 2-ci səhifə: DAXİLİ maya dəyəri cədvəli;
• 3-cü səhifə: L sütunu (Qeyd).

Print Area bu hallarda xüsusilə lazımdır:

• müştəriyə gedən təklif, faktura və ya aktın yanında daxili hesablamalar varsa;
• böyük hesabatdan rəhbərə yalnız xülasə hissəsini vermək lazımdırsa;
• cədvəlin yanında köməkçi sütunlar və qeydlər qalır, amma onlar çapa getməməlidir;
• vərəqin uzaq küncündə unudulmuş bir simvol boş səhifələr yaradırsa (ətraflı 11-ci dərsdə).

Təklifi PDF kimi göndərəndə də eyni qayda işləyir: PDF faylı çap ayarlarını, o cümlədən Print Area-nı götürür (10-cu dərs).

1. Siçanla A1 xanasından F29 xanasına qədər sürükləyərək təklifi seçin.
2. Page Layout → Print Area → Set Print Area seçin.
3. Ctrl+P basın: sayğacda artıq 1 səhifə görünür.
4. Səliqə üçün Alt+P, S, P ilə Page Setup açın, Margins tabında Center on page → Horizontally işarələyin və OK basın.

Excel-də yoxlanıb: Print Area A1:F29 olanda təklif 1 səhifə çıxır. Excel bu sahəni Print_Area adı ilə saxlayır — onu Formulas → Name Manager-də görə bilərsiniz. Ayar faylla birlikdə yadda qalır: növbəti dəfə də yalnız təklif çap olunacaq. Hər vərəqin öz Print Area-sı var.

1. View → Page Break Preview açın.
2. Çap sahəsi ağ, qalan hər şey boz görünür. Ağ hissənin üzərində Page 1 yazılıb.
3. Sahənin sərhədini dəyişmək lazımdırsa, mavi xətti siçanla sürükləyin.
4. View → Normal ilə adi görünüşə qayıdın.

Print Area digər ayarları ləğv etmir. Kağız ölçüsü, istiqamət və kənarlar (2-ci dərs) çap sahəsinə də tətbiq olunur. Seçdiyiniz sahə bir səhifəyə sığmırsa, Excel onu yenə bir neçə səhifəyə bölür — onda Landscape, Narrow kənarlar və ya miqyas ayarı (4-cü dərs) lazım olacaq. Ona görə Print Area təyin edəndən sonra hər dəfə Ctrl+P ilə səhifə sayına baxın.

Page Layout → Print Area menyusunda və File → Print-də daha bir neçə seçim var:

• Add to Print Area — mövcud sahəyə yeni sahə əlavə edir. Bu seçim yalnız çap sahəsi artıq təyin olunubsa görünür.
• Clear Print Area — çap sahəsini silir; Excel yenidən bütün vərəqi çap edir.
• Ignore Print Area — File → Print-də Print Active Sheets siyahısının altındadır; çap sahəsini silmədən bir dəfə bütün vərəqi çap edir.
• Print Selection — seçdiyiniz xanaları bir dəfə çap edir, amma heç nəyi yadda saxlamır.

Diqqət: ayrı-ayrı sahələrin hər biri ayrıca səhifədə çap olunur. Excel-də yoxlanıb: A1:F29 və Add to Print Area ilə əlavə edilmiş A33:F38 (ödəniş şərtləri) 2 səhifə verir. Təklif və şərtlər bir vərəqdə olmalıdırsa, iki ayrı sahə əvəzinə bir bitişik aralıq seçin (məsələn, A1:F38).