Page Break Preview: səhifə sərhədlərini idarə etmək

Kadrlar şöbəsi işçilərin siyahısını şöbələrə görə sıralayıb çap edir ki, hər rəhbərə öz şöbəsinin vərəqi verilsin. Amma Excel səhifələri öz bildiyi kimi bölür: 2-ci səhifə Anbar şöbəsinin ortasından başlayır, Anbarın yarısı isə Satışla eyni vərəqdə qalır.

Kağızı qayçı ilə kəsmək əvəzinə səhifə sərhədlərini özünüz təyin edin. Bu dərsdə yeni fayl — İşçilər siyahısı ilə işləyirik: 8 şöbə, 110 işçi. Başlıq sətri ($3:$3) əvvəlki dərsdəki kimi Print Titles ilə artıq hər səhifədə təkrarlanır.

View → Page Break Preview seçin və ya status zolağının sağındakı üç görünüş düyməsindən üçüncüsünü basın. Çap olunacaq sahə ağ, qalan hissə boz görünür, hər səhifənin üstündə solğun "Page 1", "Page 2" yazısı olur.

Mavi xətlər səhifə sərhədləridir:

• Qırıq (punktir) mavi xətt — avtomatik bölgü. Excel onu kağız ölçüsünə, kənarlara və miqyasa görə özü qoyur.
• Bütöv mavi xətt — manual bölgü. Onu siz qoymusunuz və ya avtomatik xətti sürükləmisiniz.

Siçanı mavi xəttin üzərinə gətirin — kursor ikitərəfli oxa çevrilir. Xətti yuxarı sürükləyin və istədiyiniz sətrin üstündə buraxın. Sürüklənmiş avtomatik xətt bütöv olur, yəni manual bölgüyə çevrilir.

Dəqiq yer üçün xətti sürükləmək əvəzinə lent əmrlərini işlədin:

1. Yeni səhifə hansı sətirdən başlamalıdırsa, həmin sətrin nömrəsinə klikləyin — bütöv sətir seçilir.
2. Page Layout → Breaks → Insert Page Break basın. Seçilmiş sətrin yuxarısında bütöv mavi xətt yaranır.
3. Bölgünü silmək üçün xəttin düz altındakı sətirdə xana seçin və Page Layout → Breaks → Remove Page Break basın.
4. Bütün manual bölgüləri birdən silmək üçün Page Layout → Breaks → Reset All Page Breaks basın — yalnız avtomatik xətlər qalır.

Şaquli bölgü də eyni qayda ilə qoyulur: sütun hərfinə klikləyin (bütöv sütun seçilir) və Insert Page Break basın — xətt həmin sütunun solunda yaranır. Bu, geniş cədvəli eninə məntiqli yerdən bölmək üçün lazımdır: məsələn, şəxsi məlumatlar bir səhifədə, maaş sütunları isə digər səhifədə olsun. Bizim siyahı eninə bir səhifəyə sığır, ona görə yalnız üfüqi bölgülər lazımdır.

Bizim siyahıda şöbələr bu sətirlərdən başlayır: Anbar — 26, Mühasibat — 44, İnsan resursları — 53, İT — 59, Logistika — 67, Marketinq — 83, Müştəri xidmətləri — 93. Hər birinin üstünə bölgü qoysanız, 7 manual bölgü ilə hesabat 4 deyil, 8 səhifə olur və hər səhifə yeni şöbə ilə başlayır. Printer və Excel versiyasına görə ±1 səhifə fərq ola bilər.

Manual bölgü avtomatik bölgüləri tamamilə ləğv etmir. Şöbələrdən biri bir səhifəyə sığmasa, Excel onun içində yenə qırıq xətt qoyacaq. Belə halda ya həmin şöbənin iki səhifədə olmasını qəbul edin, ya da xətti sürükləyin — amma miqyasın kiçildiyini yoxlamağı unutmayın. Bütün səhifələri birdən görmək üçün Page Break Preview-da status zolağının sağındakı zoom-u azaldın. İşi bitirəndə View → Normal ilə adi görünüşə qayıdın — qoyduğunuz bölgülər faylda saxlanılır və növbəti çapda da işləyir.